Időről-időre szükség lehet egyes üzleti dokumentumok frissített példányára, amikor növekszik vagy bővül a vállalat. Az online cégkivonat az eredeti dokumentum másolata, amit ugyanaz a hatóság bocsát ki, mint az autentikus példányt. Ezért a hiteles kópiákat a legtöbb esetben elfogadják az eredetiek helyett, a különféle bejelentések és benyújtások esetén.
Noha az originál iratok a legtöbb helyzetben helytállóak, de nem mindig praktikus a használatuk. Különösen a postai úton történő benyújtásuk esetén fennáll a sérülés vagy az elveszítés kockázata. Az eredeti dokumentumok szintén nem minden esetben lesznek könnyen hozzáférhetőek, így a hiteles cégkivonatok kényelmes alternatívává válnak.
Számos különböző oka van annak, hogy miért lehet szükség ilyen üzleti dokumentumokra. Például, ha egy apostille (más országban benyújtott dokumentumok hitelesítése) okmányt kell benyújtania, akkor egy eredeti vagy hiteles másolat szükséges. Továbbá, ha üzleti tevékenységét egy másik államba is szeretné kiterjeszteni, akkor szükség lehet a cégkivonat hiteles másolatára.